Zarządzanie firmą w dobie kryzysu z perspektywy właścicieli MŚP

Jest kilka podstawowych, uniwersalnych działań, które powinniśmy podjąć w pierwszej kolejności w dobie kryzysu. Etap pierwszy to unikanie „7 grzechów głównych„, o których wspominaliśmy w poprzednim tekście.

Kiedy już ze spokojem i otwarcie zaprosiliśmy do współpracy naszych menadżerów, kiedy „oswoiliśmy” wszystkich pracowników (i siebie samych) z nową, trudną rzeczywistością, czas na najważniejsze – analizę płynności finansowej i próba jej poprawy, bądź ochrony przed jej utratą. Nawet w normalnych czasach „międzykryzysowych” bardziej groźna, niż spadki sprzedaży jest utrata płynności finansowej. Właśnie dlatego tak ważne jest…

Racjonalne zarządzanie finansami

• analiza umów kredytowych, leasingowych, najmu lokalu, czy innych związanych z finansowaniem działalności naszej firmy, podjęcie próby ich renegocjacji. Działajmy uprzedzająco, zanim bank „zapuka” do nas po przeterminowane raty. Możemy przedłużyć kredyty obrotowe, zmniejszyć raty leasingowe poprzez wydłużenie okresu spłaty, czy uzyskać ekstra karencję w spłatach naszych zobowiązań;
• ścisłe planowanie wydatków, bieżące prognozowanie i monitoring przepływów krótkoterminowych oraz analizę przyczyn wszelkich odchyleń;
• niedopuszczenie do nieterminowego spływu należności, skuteczne „nagradzanie” Klientów zaliczkujących, bądź przedpłacających zamówienia, skrócenie terminów płatności, zmniejszenie stanu zapasów oraz negocjacje u dostawców lepszych warunków płatności;
• wprowadzenie rygorystycznego zarządzania wydatkami.

Warto również rozważyć możliwości sprzedaży zbędnych aktywów, podniesienia kapitału zakładowego lub skorzystania z pożyczki od właścicieli. Wszystkim tym działaniom musi towarzyszyć wzrost odpowiedzialności naszych menadżerów za podejmowane decyzje. I pamiętajmy o tym, że w sytuacji kryzysu ważniejsze od wyniku finansowego netto jest zachowanie płynności finansowej.

Redukcja kosztów nie jest pierwszoplanowym działaniem, staje się bardziej istotna w drugiej fazie – stabilizacji, jest jednak koniecznością. Jest to temat na odrębny, obszerny artykuł, jednak kluczowym aspektem tych działań jest „ochrona” kosztów, które mają realny wpływ na tworzenie wartości dla Klientów. Równocześnie bezwzględnie tniemy koszty będące skutkiem nadmiernie rozbudowanej organizacji. Dążymy do uproszczenia, usprawnienia procesów, rezygnujemy z niektórych działalności pomocniczych na rzecz outsourcingu, zapobiegamy marnotrawstwu.

Pamiętajmy jednak, że poważnym błędem jest ograniczanie kosztów związanych z istotnymi czynnikami sukcesu naszego biznesu. W tych obszarach leżą m.in. niezbędne działania marketingowe, które zapewnią nam bezpieczeństwo w kluczowym dla każdego biznesu obszarze zarządzania relacjami z Klientami. Musimy zrobić wszystko, aby przeciwdziałać, czy zahamować trendy spadkowe sprzedaży i przede wszystkim utrzymać współpracę ze strategicznymi Klientami firmy eliminując równocześnie, bądź dokonując zmian warunków, współpracę z klientami nierentownymi, których nie brakuje w każdej organizacji.

Kilka porad finansowo-HR-owych od szefowej Grupy Infomax

• Komunikaty wysyłane do zespołu powinny być spokojne i pewne, nawet jeśli będą bardzo ogólne lub jeśli będą dotyczyły tylko najbliższych dni (w końcu sytuacja może się zmienić). Nie możemy, za parę dni, okazać się niewiarygodni. Informacja musi być krótka i zrozumiała. Nie ma w niej miejsca na swobodną interpretację.
• Wyprzedźmy niezadowolenie – pracowników, dostawców (np. przy opóźnionych płatnościach, wypłatach) – negocjujmy inne warunki współpracy. W sytuacji kryzysowej nawet te nieosiągalne kiedyś rzeczy stają się normalne (jak na przykład wydłużenie terminu płatności z 14 do 180 dni).
• Równolegle uzyskajmy poradę prawną, kadrową, podatkowo-księgową, tak aby nie dać się zaskoczyć. Specjaliści mogą podpowiedzieć rozwiązanie na które sam nie wpadniesz.
• Przygotujmy plan awaryjny B, C… a nawet D! Jako Szefowie musimy być gotowi na każdy, nawet najczarniejszy scenariusz. Musimy wydawać polecenia i dyspozycje w zmieniającej się rzeczywistości – tak, by uratować firmę i ochronić Pracowników.
• Jednocześnie szukajmy nowych pomysłów i rozwiązań – nawet, jeśli nie do zastosowania tu i teraz to do wdrożenia po kryzysie. W końcu „kto pierwszy, ten lepszy!

Nie zapominajmy też, że kiedyś – miejmy nadzieję, już niedługo – kryzys minie i nasza dzisiejsza zapobiegliwość w utrzymaniu dobrych relacji z Klientami i umocnieniu obecności na rynku zapewnią nam lepszą pozycję w pokryzysowych blokach startowych, co będzie świetną okazją, aby wyprzedzić konkurencję!