Efektywna praca zdalna – 7 wskazówek

Zastanawiasz się czy praca zdalna może być efektywna? Masz problem ze skupieniem się pomimo, że niedawno uważałeś, że home office to spełnienie marzeń? Z perspektywy czasu i moich doświadczeń postaram się pokrótce opisać podstawowe błędy oraz podrzucić garść wskazówek: co robić, a czego unikać. Tak naprawdę wiele zależy od naszej dobrej organizacji i planu działania.

Praca w trybie home office, do której zmusiła nas sytuacja związana z rozprzestrzenianiem się koronawirusa (COVID-19) jest dla wielu z nas zupełnie nowym doświadczeniem. Ogromna część osób uważa, że praca w trybie zdalnym jest możliwa tylko dla osób niezwykle zdyscyplinowanych. Z drugiej strony, wyobrażamy sobie wygodną kanapę, brak konieczności dojazdu, spokojnie wypitą kawę w domowym zaciszu, ulubioną muzykę puszczoną w tle.

Pamiętam jak ponad 4 lata temu zaczynałam swoje tzw. „zdalne piątki” wiele sobie po nich obiecując. Plany były ambitne – nadrobienie wszelkich zaległości z całego tygodnia, załatwienie ważnych tematów związanych z problemami w zespole oraz wymagających większego skupienia, aż po nadrobienie zaległości w publikacjach na firmowego bloga. Ten plan, jak łatwo się domyślić, nie miał najmniejszych szans na powodzenie. Co najwyżej, mógł spowodować rosnącą frustrację, a roboczy piątek kończył się dla mnie o godzinie 22:00, a nie 16:00. I wcale nie było to udane zakończenie dnia, tylko zminimalizowanie rosnącej listy punktów i zaległości na kolejny „zdalny piątek”.

Praca zdalna – najważniejsze spostrzeżenia i wskazówki:

Utrzymaj swoje poranne rytuały

Dokładnie tak! To może wydawać się banalne, ale… Wstając rano wykonuj swoje poranne rytuały tak, jakbyś właśnie przygotowywał się do wyjścia do pracy. Poranny prysznic, śniadanie, ścielenie łóżka, ubranie się. Porzucając te rytuały Twój poranek wystartuje leniwie, na niezwykle wolnych obrotach, z dużym opóźnieniem. Siedzenie przed komputerem w piżamie, równoczesne sprawdzanie poczty i jedzenie śniadania to nie najlepszy pomysł. Szczególnie, jeśli po godzinie zorientujesz się, że dochodzi 11:00, a Ty nawet nie zabrałeś się za realizację pierwszego punktu z listy zadań.

Bądź otwarty na zmianę

Jeżeli do tej pory nie pracowałeś w domu, jesteś osobą której ciężko przychodzi narzucanie sobie dyscypliny, a do działania potrzebujesz energii i motywacji z zewnątrz bądź otwarty na wyzwanie. Praca zdalna wymaga od każdego z nas przygotowania się i zmiany swoich przyzwyczajeń oraz wdrożenia nowych narzędzi komunikacji i organizacji pracy. Podstawą będzie Twoje dobre nastawienie, wewnętrzna mobilizacja, jasny plan działania i dyscyplina.

Zorganizuj wygodne miejsce pracy

Praca z laptopem przy stoliku kawowym, przy którym zamierzasz spędzić 6-8 godzin to niezbyt udany pomysł. Zorganizuj swoje miejsce pracy tak, abyś mógł wygodnie, w skupieniu i możliwej izolacji od pozostałych domowników spędzić efektywnie ten czas. Zadbaj o wygodę i przestrzeń, w której będziesz mógł się skupić i wykonać zadania. Szczególnie, jeśli jednym z punktów jest wideokonferencja z Klientem. Postaraj się, na ile to możliwe, odtworzyć w domowym zaciszu swoje stanowisko pracy w biurze.

Zneutralizuj rozpraszacze

Wyeliminuj ewentualne rozpraszacze i przerzuć myślenie na tryb zadaniowy. W obecnej sytuacji nie będzie to łatwe. Ustal z domownikami zasady, które chcesz wprowadzić na ten wyjątkowy czas, wywieś na drzwiach kartkę przypominającą o tych zasadach i o niezakłócaniu spokoju, postaraj się zorganizować dzieciom czas – czytanie książki, rozwiązywanie rebusów, kolorowanie. One również powinny realizować swoje zadania. Ustalcie wspólne przerwy.

W ostateczności zawsze możesz założyć słuchawki na uszy i spróbować odciąć się od domowego zgiełku. Pamiętaj również o pozostałych rozpraszaczach – zorganizuj otoczenie tak, aby Cię wspierało – zablokuj dostęp do mediów społecznościowych, wyłącz powiadomienia. Pomogą Ci w tym aplikacje, które uniemożliwiają wejście na wybrane strony lub limitują czas na nich spędzany np. Freedom.

Lista zadań

Dobry plan działania to przemyślany plan. Ustaw zadania na swojej liście od najtrudniejszego, najbardziej skomplikowanego, wymagającego największej koncentracji. Dzięki temu, do połowy dnia będziesz miał go na liście ze statusem „zrobione”. Postaraj się, aby zadania znajdujące się w zestawieniu miały rzetelnie oszacowany czas, jaki zamierzasz na nie przeznaczyć (choćby w widełkach). Zaplanuj przerwy oraz czas na posiłek. Taki plan powoli Ci na zbudowanie harmonogramu dnia, co ułatwi Ci zarządzanie czasem i utrzymanie samodyscypliny. Jeżeli pracujesz z innymi domownikami lub dziećmi, zaplanujcie wspólne przerwy np. na posiłek. Pamiętaj, żeby planować zadania zarówno w perspektywie najbliższego dnia, jak i tygodnia.

Przerwy w pracy

Nie zapomnij o przerwach! Przerwa w pracy nie tylko Ci się należy, ale jest po prostu konieczna. Brak przerw skutecznie obniża naszą efektywność. Jeżeli praca bardzo Cię pochłania i masz z tym kłopot, ustaw sobie przypomnienie w dostępnym narzędziu, choćby zwykłe powiadomienie w programie pocztowym czy telefonie. Napij się wody, zrób kubek herbaty, przewietrz pomieszczenie, w którym pracujesz, przejdź się po mieszkaniu, skontroluj zadania, które wyznaczyłeś dzieciakom.

Kontakt ze współpracownikami

Zaplanuj czas na kontakt ze swoimi współpracownikami – zdalne telekonferencje, wymiana powitań na komunikatorze, wzajemne wsparcie i motywacja. Przy okazji możecie przetestować nowe formy komunikacji i współpracy. Może Waszym nowym rytuałem stanie się szybka wymiana aktualnych porcji informacji wraz ze statusami zadań? Jest to szczególnie istotne, jeżeli Twoja praca wpływa na organizację zadań pozostałych osób.

Myślisz, że praca zdalna jest dla Ciebie? Mam nadzieję, że dzięki moim wskazówkom będziesz dużo bardziej efektywny. Powodzenia!