Newsletter firmowy – 6 podstawowych zasad jego tworzenia

Newsletter firmowy to doskonała okazja na stały kontakt z naszymi partnerami, kontrahentami oraz klientami. Jednak, by nasze wiadomości nie zaginęły w czeluściach skrzynek mailowych naszych odbiorców musimy zadbać zarówno o chwytliwy tytuł, ciekawą zawartość jak i odpowiednio przygotowaną bazę. Poznaj 6 podstawowych zasad tworzenia newslettera firmowego.

Czym jest newsletter firmowy?

Na początku krótkie wyjaśnienie czym tak naprawdę jest newsletter firmowy. W wielkim skrócie: jest to elektroniczny biuletyn z najważniejszymi informacjami na temat bieżących wydarzeń, nowości czy promocji związanych z naszą firmą. Powinien być wysyłany regularnie np. raz na tydzień, miesiąc czy kwartał – w zależności od specyfiki biznesu i grupy docelowej. To idealne narzędzie do utrzymywania stałego kontaktu z naszymi klientami (obecnymi i potencjalnymi) oraz partnerami biznesowymi.

Wiele organizacji, w szczególności zatrudniających dużą liczbę osób, wysyła również newsletter firmowy (tak zwany newsletter wewnętrzny), aby informować swoich pracowników o istotnych zmianach czy ważnych wydarzeniach z życia firmy.

1. Baza mailowa – fundament newslettera firmowego

Pierwszy etap tworzenia newslettera firmowego to porządna i legalna (!) baza mailowa. Aby wysyłać wiadomości o charakterze marketingowym musimy mieć odpowiednie zgody naszych odbiorców. Najczęściej formularz do zapisów do newslettera zawiera checkboxa typu „wyrażam zgodę na otrzymywanie informacji handlowych / marketingowych od firmy X na podany adres mailowy w rozumieniu ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną”.

Jeśli posiadasz bazę swoich klientów, ale do tej pory nie podpisali oni odpowiedniej zgody, najlepiej wyślij do nich krótką wiadomość mailową z pytaniem czy wyrażają zgodę na (…) Pamiętaj, że ustna zgoda nie wystarcza. Oczywiście zgodę możesz zdobyć w sposób bardziej tradycyjny np. na spotkaniu klienta z handlowcem (na którym klient podpisze wydrukowane oświadczenie).

Zasada „nie liczy się ilość, tylko jakość” ma zastosowanie w newsletterze firmowym. Generalnie lepsza jest mniejsza, ale wysokiej jakości baza mailowa (wysoka jakość = duży % otwarć i kliknięć). Co nie zmienia faktu, że kilkanaście czy kilkadziesiąt kontaktów to za mało. Jak więc powiększyć swoją bazę? Najlepiej zastosować zasadę marchewki i obiecać upominek w zamian za zapisanie się do newslettera. To może być kilku(nasto)stronicowy e-book, dostęp do webinara ze szkoleniem czy bon rabatowy. Wszystko zależy od branży, w której działasz.

Pozyskiwanie subskrybentów do newslettera firmowego.

2. Wybór programu do e-mail marketingu

Programów do e-mail marketingu jest bardzo dużo. Począwszy od bezpłatnych, ale najmniej zaawansowanych, po giganty, które pozwalają na pełną automatyzację oraz ułożenie licznych ścieżek komunikacyjnych.

Wybierając odpowiedni program kieruj się łatwością obsługi, ilością opcji oraz supportem klienta. Polecamy przyjrzeć się w pierwszej kolejności MailerLite oraz Get Response.

3. Stworzenie harmonogramu

Masz już bazę mailingową oraz wybrany program do e-mail marketingu? Mail powitalny np. z prezentem w formie e-booka przygotowany? Zanim wyślesz pierwszy newsletter pamiętaj o ułożeniu harmonogramu na najbliższy rok. Zastanów się nad tematami przewodnimi poszczególnych wiadomości i określ jakie elementy będzie zawierał każdy newsletter. Ustal też częstotliwość wysyłki – sugerujemy kontaktować się z odbiorcami minimum raz w miesiącu, najlepiej o stałych porach np. w każdy pierwszy wtorek miesiąca albo w każdą środę (jeśli planujesz cotygodniowe mailingi).

4. Chwytliwy tytuł to połowa sukcesu, ale nazwa nadawcy jest równie istotna

Co wpływa n otwieralność maili, czyli Open Rate (OR)? Nazwa nadawcy, temat wiadomości, preHeader oraz czas wysyłki. Po pierwsze jasno informuj kto wysyła wiadomość, ale nie przesadź z długością nazwy nadawcy. Po drugie sprawdź jak całość maila wygląda na mobile’u. W 2020 roku 35% maili marketingowych w Polsce było otwieranych na urządzeniach mobilnych. Pamiętaj, że na urządzeniach mobilnych temat jest dużo mniej widoczny w stosunku do nadawcy.

Temat wiadomości powinien:

• podkreślać profity,
• zawierać chociaż jedną (maksymalnie dwie) emotikonkę.

Dodatkowo, dobrze przeprowadzić test A/B dla dwóch wersji tematów. Nie zapomnij również o preHeaderze, który jest przedłużeniem tematu i wpływa na otwieralność wiadomości.

5. (Wartościowy) Content is a King

Dobra kreacja powinna być:

• spójna z identyfikacją marki,
• nastawiona na konkretny cel,
• łatwa w przeskanowaniu wzrokiem.

Pamiętaj, że newsletter firmowy powinien zawierać elementy key visuala Twojej marki. Jeśli chodzi o cel e-mail marketingu to najczęściej ma on zwiększyć sprzedaż, informować o nowościach, budować relacje lub edukować. Określ cel główny oraz cele poboczne każdego newslettera (a wcześniej całej kampanii e-mail marketingowej). Dzięki temu łatwiej stworzysz wartościową kreację.

Sama wiadomość powinna dzielić się na wyraźne sekcje, co ułatwi w przeskanowaniu jej wzrokiem i odnalezieniu ważnej dla danego odbiorcy informacji. Przyjmuje się, że pojedynczy newsletter nie powinien zawierać więcej, niż 4 elementy (sekcje).

Przykładowe 4 elementy newslettera firmowego.

6. Szata nie zdobi człowieka, ale skuteczny newsletter firmowy musi być estetyczny

Wygląd newslettera firmowego jest bardzo istotny. Powinien być przejrzysty, intuicyjny, zaprojektowany w ciekawy sposób i spójny z systemem identyfikacji wizualnej naszej firmy. Szablon newslettera (layout) powinien być stały – zmieniamy jedynie teksty, zdjęcia i grafiki. Oczywiście delikatne modyfikacje są dozwolone, ale warto przyzwyczaić naszych odbiorców do pewnego schematu, niezmiennego układu treści. Najlepiej, jeśli wiadomość już na samym początku przykuwa uwagę odbiorców np. autorskimi grafikami czy zdjęciami. Treść powinna być podzielona na akapity, a cały newsletter na kilka osobnych części (np. temat miesiąca, nowości w sklepie, ostatnio opublikowane posty na blogu, promocje).

Dobry newsletter firmowy powinien zawierać treści premium. Może to być dostęp do e-booków, webinarów czy podcastów, a także unikatowe kody zniżkowe czy pierwszeństwo w dostępie do nowości w naszym sklepie internetowym. Przykładowo, dla jednego z naszych klientów, którego obsługujemy kompleksowo, stworzyliśmy kurs marketingowy dostępny tylko dla osób zapisanych do newslettera. Jeśli interesuje Cię ten temat zapoznaj się z case study o skutecznym marketingu na przykładzie firmy DOORsystem.

Newsletter firmowy – na przykładzie DOORsystem

Mam nadzieję, że dzięki powyższym wskazówkom stworzysz udany newsletter firmowy (i to niejeden)! Jeśli masz jakieś pytania albo potrzebujesz wsparcia w swoich marketingowych działaniach odezwij się do nas! Po krótkiej konsultacji, jeden z naszych ekspertów z przyjemnością udzieli Ci bezpłatnej konsultacji marketingowej.