Od mediów społecznościowych po aplikację raportującą

To się nazywa kompleksowa obsługa! Przykład współpracy z firmą Invenio obrazuje spektrum możliwości Grupy Infomax, a także jak skupienie na kliencie i dogłębne poznanie jego biznesu pozwala na efektywną współpracę obu stronom.

Invenio jest częścią międzynarodowej firmy inżynierskiej zajmującej się usługami z zakresu kontroli jakości i napraw części samochodowych, outsourcingu specjalistów oraz pracowników produkcyjnych. Zrozumienie specyfiki branży oraz złożonych procesów realizowanych w firmie pozwala nam zarówno na skuteczną pracę nad wizerunkiem klienta, jak i budowaniem narzędzi informatycznych dla niego.

Dotychczasowy zakres współpracy z firmą Invenio objął takie usługi jak:

• projektowanie poligrafii i materiałów POS,
• tworzenia animacji,
• projektowanie, programowanie i rozwijanie strony www,
• sesje fotograficzne,
• webwriting,
• social media marketing,
• projektowanie i programowanie aplikacji webowej,
• obsługa IT.

Ale jak to wszystko się zaczęło?

Materiały wizerunkowe i strona www

Początek współpracy z Invenio wiązał się z projektowaniem materiałów wizerunkowych dla marki, m. in. animacji, folderu, a także strony www. Nie budowaliśmy od podstaw systemu identyfikacji marki klienta, jednak pomogliśmy go odświeżyć, uspójnić, a następnie konsekwentnie trzymać się określonego klucza wizualnego.

W realizacji wysokiej jakości projektów pomogło również zrozumienie klienta w kwestii wartości oryginalnego contentu. Zrealizowanie wizerunkowej sesji zdjęciowej pozwoliło na opracowanie wymienionych zleceń bez konieczności opierania się na materiałach stockowych, co niebagatelnie wpłynęło na ostateczny efekt naszych prac.

Aplikacja Service Reporting Database

W roku 2017 współpraca pomiędzy naszymi firmami weszła na kolejny poziom. Ze względu na nieocenione zaznajomienie z niuansami działalności klienta, wysokie zaangażowanie, przedstawienie bardzo dobrych pomysłów, a także doświadczenie pracowników w budowaniu i rozwijaniu systemów CRM, firma Invenio powierzyła nam odpowiedzialne zadanie stworzenia systemu Service Reporting Database (w skrócie: SRD).

W dużym skrócie: jest to platforma, której celem jest usprawnienie procesów raportowania i rozliczania prac pomiędzy firmą Invenio, a jej klientami oraz dostawcami.

Zakres projektu obejmuje:

• projektowanie interfejsu,
• sporządzenie specyfikacji,
• programowanie,
• szkolenia i przewodnik po aplikacji,
• support.

W celu realizacji aplikacji posłużyliśmy się miksem metodyk zarządzania projektem przy czym wraz z postępem czasu coraz mocniej bazowaliśmy na podejściu Agile (zwinnym) i rozliczeniu w modelu time & material (za roboczogodzinę). Oznacza to, że po wykonaniu początkowego planu kolejne funkcje zaczęły być dynamicznie rozwijane w odpowiedzi na realnie pojawiające się potrzeby, a nie założoną odgórnie specyfikację.

Jak wskazuje Maciej Jacyno, główny programista projektu:
Konkretne decyzje dot. wykorzystanych technologii musiały zostać dobrze przemyślane, czasem zmuszeni byliśmy zrobić kilka kroków wstecz, kiedy pewne założenia nie okazywały się w pełni optymalne, żeby efekt naszych prac był jak najlepszy. Ostatecznie zdecydowaliśmy się na usługę chmurową Microsoft Azure oraz programowanie we frameworku Angular. Dzięki temu aplikacja jest dynamiczna, responsywna, mamy duże możliwości rozwoju jej funkcji i optymalizowania interfejsu. Kompletnie nie przypomina archaicznych i topornych systemów dla firm, z którymi często spotykamy się w pracy.

Jako największe wyzwanie wskazuje jednak nie kwestie techniczne, a zrozumienie skomplikowanych procesów klienta. Kiedy już łapiemy, o co chodzi w tych wszystkich otrzymanych arkuszach Excela zaczyna być z górki. Oczywiście do momentu przesłania kolejnych arkuszy – dodaje.

Jak większość projektów tego typu i skali, także tutaj nie uniknęliśmy przesunięć w harmonogramie prac. Jednocześnie elastyczne podejście, sprawna komunikacja i wzajemne zrozumienie pozwoliły na rozwinięcie prostego w założeniach pomysłu w nowoczesną aplikację webową o szerszym wachlarzu zastosowań niż pierwotnie zakładano.

Aktualnie aplikacja jest wdrożona, w 3 wersjach językowych. Trwają również prace nad jej internacjonalizacją i wykorzystaniem przez oddziały Invenio spoza granic Polski.

Rozwój współpracy w obszarze promocji

Równolegle do prac IT rozwijaliśmy obszar, od którego nasza współpraca się zaczęła i który stanowi główną oś oferty Grupy Infomax, czyli usługi reklamowe.

Strona internetowa otrzymała nowe teksty napisane przez profesjonalnego webwritera, który wie, jak pisać, żeby podobało się zarówno czytelnikom, jak i wyszukiwarce. WWW rozbudowana została także o nową wersję językową i funkcje.

W tym czasie zrealizowaliśmy także kolejną sesję zdjęciową, z której materiał posłużył do wykreowania nowych materiałów wizerunkowych oraz odświeżenia starszych.

Oprócz tego, wraz z Klientem, zaplanowaliśmy działania e-PR, w wyniku których firma cechować się będzie większą otwartością komunikacyjną, co zaś będzie mieć wpływ na poprawę wizerunku w kontekście employer brandingu. W myśl tej zasady uruchomiliśmy i prowadziliśmy kanały social media marki – Facebook i LinkedIn. W ramach prowadzenia FB i LI regularnie postowaliśmy oraz moderowaliśmy kontakty ze społecznością zgodnie z początkowo opracowanymi białymi księgami komunikacji.

Kategorie postów, które pojawiały się na LinkedIn:

1) Informacje o konferencjach, targach, forach, galach itp., w których uczestniczył Klient (takie wydarzenie miało miejsce średnio raz w miesiącu).
2) Czy wiesz że…, czyli słowniczek inspirowany ofertą szkoleń.
3) Przedstawienie oferty firmy.
4) Udostępnienia, głownie z invenio AG oraz ciekawostki z branży moto.
5) Informacje o wydawanym newsletterze.
6) Pozostałe informacje z tzw. „życia firmy”.

Stawiamy na spójny przekaz, dbałość o szczegóły oraz niebanalne treści.

Profesjonalizm i odpowiednia jakość usług, które doprowadziły do stałej współpracy oraz poszerzania jej zakresu nie byłyby możliwe bez skutecznego systemu zarządzania portfolio naszych projektów, w którym pomaga nam dedykowane temu zadaniu oprogramowanie. W jego obrębie sprawnie komunikujemy klienta z zespołem specjalistów, planujemy działania i kontrolujemy ich realizację. Od pojedynczego posta, który opublikujemy na LinkedInie po kompleksową realizację oprogramowania, z którego korzysta międzynarodowa korporacja i jej kontrahenci.